OCAS se réserve le droit de modifier les conditions d’utilisation des portails d’OCAS de temps à autre. Nous avons pour pratique de publier toute modification apportée aux conditions d’utilisation des portails d’OCAS et les modifications entreront en vigueur dès la publication des conditions d’utilisation mises à jour des portails d’OCAS. En continuant à utiliser les sites Web et les services, vous acceptez expressément les conditions d’utilisation des portails d’OCAS alors en vigueur et les conditions d’utilisation du site Web d’OCAS. Si vous n’acceptez pas les conditions d’utilisation des portails d’OCAS et les conditions d’utilisation du site Web d’OCAS, vous ne devez pas utiliser les portails d’OCAS. La date de la dernière révision des conditions d’utilisation des portails d’OCAS est indiquée au bas de la page.
OCAS a créé les portails d’OCAS afin de permettre aux collèges, aux conseils scolaires et aux agences internationales approuvés (collectivement les « organisations approuvées ») d’interroger et de mettre à jour la base de données d’OCAS. Les présentes conditions régissent l’utilisation des portails d’OCAS par les organisations approuvées et leurs mandataires autorisés qui utilisent les services d’OCAS.
Dernière mise à jour : janvier 2024
Utilisation autorisée
OCAS autorise les organisations approuvées à utiliser les portails d’OCAS uniquement dans le but de gérer les demandes d’admission aux collèges et de fournir un soutien aux candidates et candidats (l’« objectif »).
En utilisant les systèmes OCAS, les organisations approuvées disposant de comptes institutionnels peuvent :
- Consulter les données des demandes d’admission, lesquelles comprennent les données démographiques, les notes, les études, l’expérience, les choix de programme, les offres et les documents justificatifs, et ce, uniquement pour les candidates et candidats ayant présenté une demande d’admission au collège de leur choix.
- Consulter et mettre à jour les offres d’admission individuelles courantes, et ce, uniquement pour les candidates et candidats ayant présenté une demande d’admission au collège de leur choix.
- Surveiller, administrer et visualiser les candidates et candidats ayant présenté une demande de relevé de notes pour le collège de leur choix. Les données visualisées comprendront les données démographiques, les coordonnées et les renseignements relatifs aux études (préalables).
- Accéder à des rapports sommaires sur le statut des demandes de relevés de notes des candidates et candidats auprès de leur collège.
- Consulter et accuser réception des relevés de notes électroniques des candidates et candidats aux collèges et aux universités de l’Ontario pour les candidates et candidats à leur collège.
- Consulter les détails des programmes de leur collège, mettre à jour les programmes existants, le cas échéant, et ajouter de nouveaux programmes, au besoin.
- Visualiser et télécharger des documents justificatifs (tels que définis par une matrice de documents) dans le système d’OCAS pour les candidates et candidats à leur collège par le biais de la fonction « Accès aux documents ».
- Accéder aux données agrégées sur les candidates et candidats, les inscriptions et la diplomation dans le cadre des rapports et des analyses de l’Entrepôt de données.
- Télécharger des ensembles de données des écoles secondaires et conseils scolaires de l’Ontario.
- Consulter les rapports de gestion sur les statistiques opérationnelles (p. ex., rapports des collèges) et les analyses ciblées (p. ex., comparaisons de programmes).
- Faciliter les activités autorisées des agences et des agents pour leur collège.
En utilisant les systèmes d’OCAS, les organisations approuvées disposant d’un compte d’un conseil scolaire peuvent :
- Créer des comptes pour les élèves de leur propre école secondaire qui ont été informés par écrit qu’OCAS collectera, utilisera et divulguera les données des élèves conformément à sa politique de confidentialité, qui ont reçu une copie de la politique ou ont été dirigés vers celle-ci, et qui ont consenti aux modalités et conditions qu’elle contient.
- Consulter les données de demande d’admission, lesquelles comprennent les données démographiques, les notes, les études, l’expérience, les choix de programme proposés et les documents justificatifs pour les élèves de leur propre école secondaire qui ont présenté une demande d’admission à un collège.
- Ajouter/modifier/supprimer/consulter les données scolaires et les notes de l’école secondaire de l’Ontario pour les élèves de leur propre école secondaire qui sont devenus candidats et qui se trouvent dans le système d’OCAS. Télécharger dans le système d’OCAS les données transmises, y compris les données démographiques et les notes de leur école.
En utilisant les systèmes OCAS, les organisations approuvées disposant d’un compte d’agence internationale peuvent :
- Créer des comptes pour les étudiantes et étudiants représentés par leur agence qui ont été informés par écrit qu’OCAS recueillera, utilisera et divulguera les données des étudiantes et étudiants conformément à sa politique de confidentialité, qui ont reçu une copie de la politique ou ont été dirigés vers celle-ci, et qui ont consenti aux modalités et conditions qu’elle contient.
- Ajouter/modifier/supprimer/consulter les données de demande d’admission, lesquelles comprennent les données démographiques, les notes, les études, l’expérience et les documents justificatifs pour les étudiantes et étudiants représentés par leur agence et qui ont présenté une demande d’admission à un collège.
Conditions d’utilisation des utilisateurs autorisés
Tous les utilisateurs doivent être parrainés par une organisation agréée et être autorisés par OCAS.
Les utilisateurs autorisés doivent :
- Comprendre et accepter que les données accessibles par l’entremise des portails d’OCAS sont la propriété d’OCAS et sont confidentielles.
- Accéder aux portails d’OCAS uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation de l’objectif et dans le cadre de leur emploi/travail.
- Accéder, utiliser, télécharger, divulguer et conserver les données accessibles par l’entremise des portails d’OCAS uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation de l’objectif et dans le cadre de leur emploi/travail.
- Ne pas partager pas l’accès aux portails d’OCAS (y compris par partage de mot de passe ou autre), protéger leurs mots de passe contre la perte, le vol et l’accès non autorisé, et veiller à ce que tous les ordinateurs et appareils utilisés pour se connecter à un portail d’OCAS soient raisonnablement à l’abri de toute compromission (par exemple, en utilisant des logiciels antivirus et anti-programmes malveillants à jour et des mises à jour logicielles opportunes, et en faisant preuve de vigilance face au risque d’hameçonnage).
- Faire preuve de prudence raisonnable dans l’utilisation des portails d’OCAS afin que les données saisies soient exactes, que les données ne soient pas effacées, modifiées ou supprimées par erreur et, de façon plus générale, que les données enregistrées dans les portails d’OCAS soient exactes et intègres.
L’autorisation d’accès aux portails d’OCAS prend fin immédiatement lorsque l’emploi d’un utilisateur autorisé à une organisation agréée prend fin, lorsque les tâches professionnelles d’un utilisateur autorisé changent de telle sorte que l’accès aux portails d’OCAS n’est plus nécessaire dans le cadre de son emploi/travail, ou, le cas échéant, lorsque les étudiants demandent que l’accès d’un utilisateur autorisé soit révoqué. L’accès par de tels utilisateurs est strictement interdit.
Conditions d’autorisation
Les organisations approuvées doivent :
- N’autoriser que les employés devant accéder aux portails d’OCAS dans le cadre de leur emploi/travail;
- Informer par écrit les employés autorisés de leur obligation de respecter les présentes conditions, superviser le respect des présentes conditions par les employés autorisés et faire respecter les présentes conditions;
- Informer immédiatement OCAS par écrit (par courriel à privacyofficer@ocas.ca (mailto:privacyofficer@ocas.ca)) lorsque l’emploi d’un utilisateur autorisé prend fin ou lorsque les fonctions d’un utilisateur autorisé changent de telle sorte que l’accès aux portails d’OCAS n’est plus nécessaire dans le cadre de l’emploi/le travail de l’utilisateur;
- Prendre des mesures raisonnables afin de protéger les portails d’OCAS d’une compromission résultant de l’accès par des employés et, en particulier, du téléchargement de données, notamment en prenant des mesures de protection contre l’interception non autorisée et/ou l’infection par des logiciels malveillants, y compris des virus, des vers informatiques, des chevaux de Troie, des logiciels espions, des logiciels rançonneurs et des trousses administrateur pirate; et
- Informer immédiatement OCAS par écrit (par courriel à privacyofficer@ocas.ca) de tout accès ou usage non autorisé des portails d’OCAS ou des données des portails d’OCAS et de tout autre problème de sécurité lié aux portails d’OCAS.
Droits d’OCAS
OCAS peut :
- Mettre fin aux privilèges d’accès aux portails d’OCAS ou aux utilisateurs autorisés à tout moment, et pour quelque raison que ce soit, y compris en cas de non-respect des présentes conditions;
- Contrôler l’utilisation des portails d’OCAS et effectuer des vérifier afin de s’assurer que les organisations approuvées respectent les présentes conditions; et
- Modifier les présentes conditions à tout moment.
Législation applicable/Litiges
Les présentes conditions d’utilisation des portails d’OCAS sont régies par la même législation que celle régissant les conditions d’utilisation du site Web d’OCAS. Tout litige découlant des présentes conditions d’utilisation des portails d’OCAS, ou s’y rapportant, sera résolu selon la procédure de résolution des litiges prévue dans les conditions d’utilisation du site web d’OCAS, et vous vous soumettez irrévocablement à la compétence exclusive de ces tribunaux pour de telles questions.
Renseignements sur la personne-ressource
Si vous avez des questions sur les présentes conditions, prière de communiquer à l’adresse privacyofficer@ocas.ca
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