Que faire si j’ai oublié mon nom d’utilisateur / mot de passe du Portail des partenaires?
Pourquoi le rapport de téléversement des fichiers n’affiche-t-il seulement que certains élèves?
Que veulent dire les messages d’erreur dans le rapport de téléversement des fichiers?
Que devrais-je faire si l’école virtuelle ne se trouve pas dans le système d’OCAS?
Que faire si j’ai oublié mon nom d’utilisateur / mot de passe du Portail des partenaires?
Si vous avez déjà un compte d’accès au Portail des partenaires et que vous ne vous souvenez plus de votre nom d’utilisateur ou de votre mot de passe, cliquez sur le bouton « Se connecter » et utilisez le lien « Vous avez oublié votre mot de passe ou nom d’utilisateur? » pour recevoir par courriel votre nom d’utilisateur et un mot de passe temporaire.
Pourquoi ne puis-je trouver un(e) élève qui fréquente actuellement mon école au moyen de l’outil de recherche des candidat(e)s?
Afin qu’un(e) élève puisse paraître dans les résultats de recherche de candidat(e)s, elle ou il doit :
- Avoir déclaré qu’elle ou il fréquente actuellement son école, dans la section « Études » de la demande
- Avoir indiqué qu’elle ou il est actuellement inscrit(e) à un cours de niveau secondaire, en réponse à la question relative à la base d’admission
Si un(e) élève n’a pas effectué les étapes susmentionnées, son nom ne s’affichera alors pas dans les résultats de recherche de candidat(e)s.
Combien de temps faudra-t-il compter avant que les notes de mes élèves ne s’affichent dans leur compte?
Le processus d’ajout des notes est effectué sur une base quotidienne, soit à 4 h et à 16 h. Lorsqu’un fichier est téléversé vers le Portail des partenaires, Les notes seront fusionnées avec les comptes correspondants dans un délai de 24 à 48 heures à partir du moment où le fichier est téléchargé.
Pourquoi les notes d’un(e) élève ne s’affichent-t-elles pas dans son compte, et ce, même si elles y ont déjà été téléversées?
Lorsqu’un fichier de notes est téléversé vers le Portail des partenaires, le système effectue une recherche initiale afin de déterminer s’il existe une candidate ou un candidat qui correspond aux renseignements compris dans le fichier.
Si le système trouve une entrée correspondante, les notes sont alors ajoutées au compte de l’élève approprié dans collegesdelontario.ca. Si aucun dossier correspondant n’est trouvé lors de la recherche initiale, le système effectuera une autre recherche dès la réception du paiement de la demande.
L’on dénombre diverses raisons expliquant pourquoi les notes n’ont pu être ajoutées au compte d’une candidate ou d’un candidat, notamment celles-ci :
- Surnom ou nom préféré saisi dans le champ « Prénom »
- Deuxième prénom saisi dans le champ « Prénom »
- Mauvaise date de naissance sélectionnée
- Mauvais NISO saisi à la page « Études secondaires »
- Nom de famille saisi à la page « Études secondaires » qui diffère de celui qui paraît actuellement dans le dossier scolaire de l’élève
Que peuvent faire les élèves pour s’assurer que leurs notes soient ajoutées à leur compte de collegesdelontario.ca?
Veuillez encourager vos élèves à saisir correctement leurs renseignements personnels (nom et date de naissance) et leurs données relatives à leur formation secondaire (y compris le NISO), au moment de remplir leur demande d’admission. Si des renseignements erronés sont saisis, le système ne pourra apparier correctement les notes au compte de l’élève en question dans collegesdelontario.ca.
Pourquoi le rapport de téléversement des fichiers n’affiche-t-il seulement que certains élèves?
Le rapport de téléversement des fichiers n’affiche que les élèves visés par une erreur de téléversement de leurs notes. Le rapport ne comprend pas les élèves dont les notes ont été téléversées avec succès.
Que veulent dire les messages d’erreur dans le rapport de téléversement des fichiers?
Pour en savoir davantage au sujet des types d’erreur qui s’affichent dans le rapport de téléversement des fichiers, veuillez consulter le Glossaire des messages d’erreur. Toutes les erreurs doivent être corrigées avant que vous puissiez soumettre à nouveau le fichier.
Comment puis-je corriger un problème lié à des cours transmis en double avec des renseignements différents?
Dans le cas de cours transmis en double avec de mineures différences de renseignements (p. ex., dates d’achèvement, types de notes, modes de livraisons, types de cours différents, etc.), il vous faudra alors corriger le problème au niveau du fichier de données comme tel.
Supprimez tous les cours en double dans le fichier de données, puis soumettez de nouveau le fichier. Ceci permettra d’assurer que les cours en double sont envoyés en tant que cours supprimés, ce qui corrigera le problème au niveau de leur affichage.
À noter que le problème d’affichage n’aura aucune incidence négative sur les candidates et candidats, puisque les collèges élimineront les cours en double.
Si vous ne savez pas exactement comment faire pour apporter les modifications nécessaires dans le fichier avant de le téléverser de nouveau, veuillez alors consulter votre conseil, votre fournisseur ou votre service de TI pour obtenir de l’aide.
Pourquoi l’erreur « Cours et date d’achèvement en double » s’affiche-t-elle dans le rapport de téléversement du fichier?
L’erreur « Cours et date d’achèvement en double » s’affiche dans le rapport de téléversement du fichier lorsque sont transmis deux cours ayant les mêmes code de cours, date d’achèvement et mode de livraison. Ceci survient habituellement lorsqu’un même cours avec la mention « supprimé » et « ajouté » est transmis dans un même fichier. Les cours en double ne seront pas chargés.
Il est possible de régler ce problème dans le fichier de données comme tel. Si vous ne savez pas exactement comment faire pour apporter les modifications nécessaires dans le fichier avant de le téléverser de nouveau, veuillez alors consulter votre conseil, votre fournisseur ou votre service de TI pour obtenir de l’aide.
Qu’arrive-t-il si mon école secondaire / conseil scolaire n’est pas en mesure de soumettre de fichier de données avant la date limite?
Si votre école ou votre conseil scolaire ne pourra respecter cette date, communiquer avec nous à l’adresse service@ocas.ca. Nous travaillerons avec vous afin d’assurer que les collèges reçoivent la transmission de vos données de manière opportune sans pour autant affecter leur processus d’admission. Cette année, histoire de permettre une plus grande flexibilité, vous pouvez soumettre les notes aussi tôt et aussi souvent que nécessaire, et ce, tout au long de l’année scolaire.
Pourquoi mes élèves ne s’affichent-ils pas dans les résultats de recherche sur les candidates et candidats?
Les élèves ne s’affichent dans les résultats de recherche que si elles ou s’ils ont commencé à remplir une demande d’admission. Dès qu’une ou un élève commence à remplir une demande d’admission et déclare fréquenter actuellement votre école, vous êtes alors en mesure de voir son dossier scolaire lorsque vous effectuez une recherche.
Si une ou un élève a complété ces étapes, mais que vous ne pouvez toujours pas trouver sa demande d’admission, veuillez communiquer avec nous à l’adresse service@ocas.ca.
Les élèves qui fréquentent notre nouvelle école virtuelle devrait-ils indiquer leur école d’attache ou l’école virtuelle dans leur demande d’admission?
Nous encourageons les élèves qui fréquentent une école virtuelle d’indiquer les deux écoles dans la section « Études » de leur demande d’admission. Si possible, le fichier de données de l’élève devrait provenir de l’école de jour régulière où l’élève est actuellement inscrit(e).
Au moment de soumettre les données, vous aurez la possibilité d’envoyer les fichiers sous l’école d’attache, avec le code MIDENT de l’école virtuelle attribué aux cours correspondants.
Que devrais-je faire si l’école virtuelle ne se trouve pas dans le système d’OCAS?
Veuillez s.v.p. communiquer avec nous à l’adresse service@ocas.ca et nous ajouterons la nouvelle école virtuelle à notre système.
