Code de protection des renseignements personnels
OCAS s’est engagé à protéger votre vie privée. Le présent code de protection de la vie privée vous informe des principes de protection de la vie privée auxquels adhère OCAS dans la prestation de services au grand public, de même qu’aux collèges de l’Ontario et à d’autres établissements d’enseignement postsecondaire et en leur nom.
1. Responsabilité
OCAS assume la responsabilité de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à ses fournisseurs de services.
OCAS compte, à son service, un agent de protection de la vie privée qui assure la conformité d’OCAS au présent code et à toutes les lois pertinentes de protection de la vie privée et de protection contre le pourriel.
Les employés et les entrepreneurs d’OCAS peuvent consulter, utiliser et divulguer les renseignements personnels uniquement s’ils y sont autorisés et doivent respecter les politiques et les procédures organisationnelles qui appuient la protection de la vie privée.
2. Notification et transparence
Lorsqu’OCAS recueille des renseignements personnels, il informe les particuliers de ses objectifs en langage clair. OCAS maintient également un énoncé sur la protection de la vie privée, lequel procure des renseignements additionnels sur la manière dont OCAS recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels.
3. Autorisation
OCAS recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels uniquement lorsqu’il y est autorisé.
Le consentement constitue une forme d’autorisation à laquelle se fie OCAS. OCAS peut aussi être autorisé à traiter des renseignements personnels au nom des collèges et d’autres organismes publics qui peuvent recueillir des renseignements personnels en toute légalité parce que la collecte des renseignements personnels est nécessaire à l’exercice de leurs activités.
Un particulier peut habituellement retirer son consentement, mais une telle décision pourrait nuire à la capacité d’OCAS de livrer les services de demande auprès des collèges ou d’autres services encore. OCAS informe les particuliers, sur demande, des conséquences du retrait de leur consentement.
4. Limitation de la collecte de renseignements personnels
OCAS ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires à l’exercice des activités autorisées par la loi et il les recueille uniquement d’une manière honnête et licite.
OCAS recueille des renseignements personnels auprès de tierces parties s’il y est autorisé par les particuliers ou un représentant des collèges ou d’autres organismes publics qui sont tenus par la loi de partager les renseignements personnels entre eux ou qui y sont autorisés.
5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
OCAS n’utilise, ni ne divulgue, des renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise.
OCAS dispose d’une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation des dossiers.
6. Exactitude des renseignements personnels
OCAS prend toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont utilisés que s’ils sont exacts et à jour. OCAS encourage les particuliers qui possèdent un compte existant à passer en revue et à mettre à jour leur profil avant de présenter une nouvelle demande d’admission.
7. Protection des renseignements personnels
OCAS protège les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Cela comprend des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés, ainsi que contre les dommages et la destruction involontaires.
Les employés et les entrepreneurs d’OCAS doivent respecter le principe du besoin de connaître et ne doivent avoir accès aux renseignements personnels que si l’accès est raisonnablement nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
Au moment de travailler avec des fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels en son nom, OCAS prend des mesures raisonnables afin de choisir des fournisseurs qui sont capables de tenir les renseignements personnels en lieu sûr. Il conclut des ententes avec ces fournisseurs de services afin de s’assurer que les renseignements personnels sont tenus en lieu sûr et il prend des mesures raisonnables afin de gérer ses relations avec les fournisseurs de services d’une manière qui garantit que les renseignements personnels sont tenus en lieu sûr.
8. Transparence par rapport aux politiques et procédures
OCAS publie un énoncé sur la protection des renseignements personnels et s’assure que d’autres renseignements sur la manière dont il protège la vie privée sont disponibles sur demande, dans les limites de la raison.
9. Accès aux renseignements personnels
Les particuliers disposent, par l’entremise d’un compte d’utilisateur, d’un accès systématique à leur profil, à leurs demandes d’admission et à l’historique de leurs activités. Les particuliers qui s’inquiètent que les renseignements à leur compte sont inexacts peuvent communiquer avec l’agent de protection de la vie privée d’OCAS à privacyofficer@ocas.ca.
Autrement, OCAS traite les demandes d’accès et de correction au cas par cas, dans les limites de la raison et de la loi. De telles demandes doivent être acheminées directement à l’agent de protection de la vie privée d’OCAS à privacyofficer@ocas.ca. Selon la nature de la demande, il peut être pertinent pour OCAS d’aiguiller les particuliers vers un collège, vers le ministère de la Formation et des Collèges et Universités ou encore vers un autre organisme public.
10. Plaintes de non-conformité
Les particuliers ayant des préoccupations à l’égard de la vie privée peuvent poser des questions ou porter plainte en communiquant avec l’agent de protection de la vie privée à privacyofficer@ocas.ca. OCAS dispose d’une procédure pour recevoir les questions et les plaintes et y répondre et il prendra les mesures appropriées en réponse aux préoccupations légitimes concernant ses politiques et ses pratiques.
Dernière révision : septembre 2020
